Notre client, acteur majeur dans le domaine de la défense a prévu le démarrage de plusieurs nouveaux projets informatiques en 2024.

A cet effet, la DSI souhaite s’entourer de compétences externes en gestion de projets informatiques sous la forme de prestations afin de réaliser des actions de Asset Manager des actifs et des configurations des applicatifs implémentés au sein du système d’information.

Rôle général d’un ITAM :
Un Asset Manager, dans le domaine de la gestion des actifs informatiques (ITAM pour IT Asset Management), est chargé de gérer et d’optimiser l’ensemble des actifs informatiques d’une organisation. Cela inclut les logiciels, le matériel informatique, les licences, les contrats de maintenance, etc.

Le rôle de l’Asset Manager comprend plusieurs aspects :

Inventaire et suivi des actifs : L’Asset Manager doit maintenir un inventaire précis de tous les actifs informatiques de l’organisation, enregistrant les détails tels que les numéros de série, les configurations matérielles et logicielles, les dates d’achat et de garantie, etc.

Gestion des licences logicielles : Cela implique de suivre et de gérer les licences logicielles pour s’assurer que l’organisation est en conformité avec les accords de licence et n’est pas en infraction.

Optimisation des coûts : L’Asset Manager est chargé de minimiser les coûts liés aux actifs informatiques en identifiant les inefficacités, en éliminant les actifs inutilisés ou sous-utilisés, en négociant avec les fournisseurs pour obtenir de meilleurs tarifs, etc.

Conformité réglementaire et normative : S’assurer que l’organisation respecte les réglementations et les normes en matière de gestion des actifs informatiques, notamment en ce qui concerne la confidentialité des données, la sécurité de l’information, etc.

Planification et stratégie : Développer des stratégies à long terme pour la gestion des actifs informatiques, en tenant compte des besoins futurs de l’organisation, des avancées technologiques et des évolutions du marché.

Le besoin consiste principalement à :
– Être le garant de la complétude de la CMDB et de la fiabilité des CI qui la composent
– Être le responsable de la gestion (cycle de vie) et de l’optimisation du parc d’actifs (licences, matériels et maintenances)
– Assurer la conformité des actifs logiciels de l’organisation
– Intervenir dans les phases de négociation ou d’audit avec les éditeurs ou les fournisseurs
– Assurer l’expertise de son domaine auprès de la DSI, des acheteurs et des juristes.

L’ensemble du projet est réparti en un seul lot : activités de ITAM.
Pour ce lot, en plus des délivrables inscrits dans la description du projet, les trois livrables suivants sont incontournables :
1. Note de cadrage sur la compréhension du besoin
2. Validation des livrables attendus au CDC et PV associés
3. Compte rendu mensuel d’activité (faits marquants, points durs et risques).

Les activités:

Gestion des actifs :
– Prévoir et coordonner les inventaires matériels et logiciels au sein de l’organisation (recensement et analyse des contrats et des licences/maintenances acquis y compris services cloud ; Inventaires des déploiements logiciels en cohérence avec les besoins et les projets).
– Collecter, vérifier et centraliser les données d’inventaires en s’appuyant sur la solution logicielle SAM (Software Asset Management).
– Garantir l’application des processus de gestion du cycle de vie des actifs informatiques pour le maintien du référentiel CMDB.

Mise en conformité :
– Analyser les écarts de conformité des logiciels : vérifier que les installations et les usages sont conformes aux droits acquis, aux contrats et aux règles de licensing des éditeurs.
– Gérer les audits fournisseurs.
– Gérer et administrer en direct certains contrats éditeurs majeurs.
– Evaluer les écarts et les risques et proposer des plans d’actions en lien avec les équipes IT.
– Réaliser la veille sur les modalités de licensing des éditeurs.

Force de propositions :
– Proposer des axes d’amélioration (rationalisation, harmonisation, robustification) sur l’ensemble des assets afin d’éviter une sur ou sous exploitation.
– Coordonner le processus de gestion de l’obsolescence en lien avec les équipes IT pour réduire la dette technique.
– Evaluer les gains/coûts associés à ces optimisations ainsi que leurs impacts.
– Négocier ou contribuer à la rédaction des contrats et/ou clauses contractuelles avec les éditeurs, en support à la direction des achats.

Gestion des configurations :
– Appliquer le processus de gestion des configurations comme défini par le propriétaire du processus.
– Respecter et faire respecter les procédures opérationnelles pour garantir la fiabilité des configurations dans la CMDB (= fichier ou base de données sur lequel est répertorié toutes les machines et tous les OS du parc informatique du client).
– Être l’interface avec les autres processus et/ou fonctions métier pour garantir qu’ils peuvent tirer parti des avantages fournis par le processus de gestion de la configuration.
– Maintenir le niveau d’information et de formation des propriétaires et utilisateurs de CI.
– Assurer le niveau de sécurité et d’accès aux données de la CMDB.

Délivrables:
Suivis des actions
Bilans de la gestion des actifs : inventaires, contrats, livrables SAM (c’est un outil de suivi utilisé par l’ITAM pour savoir quand renouveler les contrats de maintenances, les licences…)
Rapports des mises en conformité : liste des écarts, audits fournisseurs, plans d’actions
Cahier des propositions : axes d’amélioration, gains/coûts d’optimisation du process de gestion des obso, évolutions des contrats
Rapports d’avancement de la gestion de configuration
Compte rendu de réunions

Critères requis :

o Capacité à animer des groupes de travail, cellules de crise de manière transverse. Capacité à anticiper et à analyser la complexité croissante des règles et modes de licensing (expertise SAM), Niveau expert demandé
o Aptitudes et compétences approfondies pour l’analyse de données et des contrats, Niveau expert demandé
o Expérience en management de contrats (notions juridiques seraient un plus), Niveau confirmé demandé
o Maitrise de l’Anglais (analyse de documents contractuels, rédaction de documents et de mails, conférences, négociation), Niveau confirmé demandé
o Connaissances générales IT nécessaires, Niveau confirmé demandé
o Une connaissance de Snow serait un plus.

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